中國政府的官方語言和工作語言是中文,因此所有提交的非中文材料(包括但不僅限于工作資歷證明、最高學位或學歷證書、派遣證明或任職證明、境外官方無犯罪記錄證明、隨行家屬親屬關系證明、公證、認證等),除護照或國際旅行證件外,均需要提供中文翻譯件。
使用中外兩種或以上語言書寫的材料無需額外提供翻譯件。該要求并非針對或者歧視某一個或者多個非中文語種,因此英文材料也需要提供中文翻譯件。
按照國際慣例,外國人聘用合同一般應有外文(既可以為擬聘外國人母語,也可以為英語等通用語言)和中文兩個語言版本,同時簽署、具有同等效力。對于具有一定中文水平的外國人也可以僅簽署中文版本的合同,但擬聘外國人應當在合同簽字處,用中文書寫“我同意僅使用中文書寫合同,能夠完全理解本合同所有條款”,以避免后續發生合同糾紛時因格式合同理解分歧帶來的不必要麻煩。
翻譯件可以由聘用單位、也可以委托專業的翻譯機構翻譯,也可以自行翻譯,但無論哪種方式,均需申請單位在翻譯件上加蓋聘用單位公章以確認對翻譯內容的真實性和準確性負責。目前沒有強制要求對翻譯件進行公證或領事認證(即原文和中文雙認證)。申請單位可以根據需要,自行要求擬聘的外國人對相關材料的翻譯件進行公證或領事認證。